Обработка банковских выписок

Описание проблематики

Описание AS IS:

На данный процесс задействованы ресурсы четырех сотрудников отдела казначейства. Банковские выписки ежедневно выгружаются из систем за 1–1,5 часа до начала рабочего дня. В связи с диверсификацией деятельности компании по территории России, сотрудники казначейства работают в двух часовых поясах — московском и омском. Соответственно, два человека начинают выгрузку выписок в 05:00 по московскому времени, а остальные двое — в 08:00.
Казначеи собирают банковские выписки со всех расчетных счетов компании (на момент подготовки материала их насчитывается 94) из семи различных клиент-банков. После завершения выгрузки, все полученные файлы в формате PDF загружаются в систему 1С: Документооборот, где аккумулируются данные по всем счетам.
Далее выписки экспортируются в систему 1С: Консолидация. На этом этапе загружаются файлы в формате TXT. Система автоматически распознает информацию о движении денежных средств и отображает результат на экране. Однако не все ситуации могут быть полностью алгоритмизированы: часть платежей система не распознает корректно. В таких случаях казначеи вручную анализируют назначение платежа и корректируют ключевые поля платежного документа для обеспечения его правильной классификации в системе.
После выполнения всех необходимых корректировок казначей проводит сверку состояния по каждому счету в 1С: Консолидация, чтобы убедиться в точном совпадении остатков. На этом этапе процесс на уровне казначейства завершается, и дальнейшая работа передается бухгалтерии. Бухгалтерский отдел анализирует данные уже на уровне учетных систем предприятия.

Особенности взаимодействия между отделами:

Чтобы минимизировать временные затраты бухгалтерии, крайне важно, чтобы казначейство выполняло свои задачи с минимальным количеством ошибок. При наличии неточностей или некорректных данных бухгалтерии приходится проводить дополнительные проверки, что увеличивает общую трудоемкость процесса.

Основная проблема процесса AS IS:

Основной проблемой является следующее: если на этапе казначейства выписка обрабатывается с ошибками, сотрудникам бухгалтерии требуется значительно больше времени для проверки и исправления этих документов. Внедрение системы, обеспечивающей повышение качества передаваемых данных в учетные системы, не только освободит ресурсы сотрудников казначейства, но и существенно оптимизирует работу бухгалтерии.

Задействованные системы и интеграции

Техническая реализация:

1.Для оптимизации использования программных лицензий процесс выполняется параллельно двумя роботами. Они одновременно занимаются выгрузкой данных из клиент-банков и их загрузкой в корпоративные системы.
2.Программные алгоритмы взаимодействуют с семью клиент-банками через интерфейсы, так как не все банки предоставляют API, а некоторые поддерживают только выгрузку файлов в формате TXT вместо требуемого PDF для системы 1С: Документооборот.

Решение технических вызовов:

Многоуровневая аутентификация для работы с системами;
Крайне сжатые SLA для отработки задач.

Логика работы роботов:

После скачивания всех выписок роботы автоматически классифицируют документы согласно бизнес-правилам и загружают их в 1С: Документооборот. Затем они переходят к работе в 1С: Консолидация, где выполняют следующие действия:

Выгружают данные о движении денежных средств;
Исправляют нераспознанные или пустые платежи, используя алгоритмы анализа назначений платежей и маппингов;
Вносят необходимые корректировки в выписки, тем самым выполняя наиболее сложную часть процесса;
Роботы также проводят автоматическую сверку остатков по счетам. Если выявлены расхождения, они фиксируются в отчете, и сотрудники получают уведомления для ручной доработки проблемных позиций.

Финальный этап:

На заключительном этапе робот формирует консолидированный отчет с цветовой маркировкой. Этот документ содержит информацию о выполненных операциях и указывает на возможные заминки или проблемы. Отчет направляется ответственным сотрудникам для анализа.

В среднем два программных робота завершают задачу к 04:20 по МСК. Дополнительное приобретение лицензий позволит значительно ускорить процесс.